De meeste bedrijven zijn na de pandemie en de quarantaine overgegaan op werken op afstand, waardoor het gebruik van moderne technologieën voor communicatie onvermijdelijk is geworden. Volgens Lifesize is ongeveer 55% van de bedrijven het erover eens dat videoconferenties helpen om de betrokkenheid van werknemers effectief te vergroten. Het zorgt ervoor dat de meeste telewerkers zich meer verbonden en betrokken voelen tijdens online vergaderingen.

Als bedrijfseigenaar zou u moeten overwegen om moderne communicatietechnologieën te integreren. In dit artikel leest u meer over videoconferenties en de voordelen ervan voor zakelijke communicatie.

Wat zijn videoconferenties?

Videoconferenties maken gebruik van moderne technologie om verschillende gebruikers op verschillende locaties in staat te stellen een online face-to-face interactie te hebben. Via videogesprekken kunnen werknemers gemakkelijk zakelijke gesprekken voeren met apparaten met internet, zoals laptops, pc’s, mobiele telefoons, enz.

Deze technologie verbetert consequent de zakelijke communicatie tussen collega’s en maakt een soepele samenwerking tussen investeerders mogelijk. Als bedrijfseigenaar moet u profiteren van de ontwikkelingen in draadloze en communicatietechnologie voor naadloze interacties.

Het vermogen van managers, klanten en werknemers om in real-time en van overal te communiceren zal het bedrijf veel kosten besparen. Het vermindert ook de stress van het reizen van en naar uw kantoor, waardoor de productiviteit toeneemt.

Hoe werkt transcriberen?

Een belangrijk kenmerk dat videoconferenties onderscheidt van de meeste communicatiemiddelen is dat gebruikers elkaar kunnen zien en naadloos kunnen samenwerken. Het wordt aangedreven door VoIP, waardoor gebruikers audio- en videosignalen vanaf verschillende locaties via het internet kunnen versturen.

Er zijn verschillende manieren om videoconferenties met anderen te houden. U kunt een goed uitgeruste vergaderzaal ingericht met hoogwaardige monitoren en geweldige camera’s voor een heldere communicatie. U kunt ook webcamera’s gebruiken die zijn aangesloten op uw pc, laptop of smartphone. In dergelijke gevallen hebt u een op software gebaseerd platform nodig om het communicatieproces via internet protocollen te laten verlopen.

Het gebruik van deze technologie voor uw zakelijke communicatie is zeer eenvoudig. Als u echter niet bekend bent met videoconferenties, volgt hier een samenvatting van hoe deze technologie werkt.

Voordelen van online transcriberen

Videoconferencing begint wanneer twee of meer mensen via internet met elkaar gaan communiceren via audio en video. De camera vangt het analoge videosignaal op, terwijl de microfoon de audio signalen opvangt wanneer iemand spreekt.

De software voor transcriberen converteert en comprimeert deze signalen digitaal, zodat ze sneller over het internet gaan. Het u goed doen als u ook een sterke en snelle internetverbinding hebt voor een meer naadloos resultaat.

Zodra de audio- en videosignalen het eindpunt bereiken, worden de signalen omgezet van mp3 naar tekst. Hierdoor kunnen de eindgebruikers zien en horen wat u zegt. 

Voordelen van videoconferenties

Videoconferenties bieden tal van mogelijkheden voor naadloze bedrijfscommunicatie. Deze technologie is efficiënt en biedt ruimte voor een hogere productiviteit. Hieronder vindt u enkele belangrijke voordelen van videoconferenties voor elke organisatie.

Het bespaart veel tijd

De meeste mensen reizen een grote afstand voor zakelijke bijeenkomsten en conferenties. Het reizen van een verre afstand kost niet alleen geld aan vervoer, het is ook tijdrovend. U kunt de tijd voor zo’n reis gebruiken om u bezig te houden met andere zakelijke professionals. Uw medewerkers verwerken visuele informatie ook sneller dan wanneer ze alleen via audio of tekst communiceren.

Het optimaliseert projecten en verbetert de productiviteit

De beste manier om uw personele middelen te maximaliseren is door middel van videoconferenties. Het opzetten van een videogesprek is beter wanneer u een werknemer nodig hebt om snel aan een taak te beginnen. Het kan even duren voordat ze uw e-mail zien en beantwoorden. Videoconferencing vermindert ook misverstanden die gewoonlijk bij telefoongesprekken voorkomen. Bovendien kunt u uw werkzaamheden optimaliseren door met behulp van videoconferenties op twee plaatsen tegelijk aanwezig te zijn.

Het verhoogt de tevredenheid en het behoud van werknemers

Een uitstekende balans tussen werk en privé is essentieel voor de tevredenheid en het behoud van werknemers. Uit een recent onderzoek van Owl Labs blijkt dat 77% van de respondenten het ermee eens is dat thuiswerken hen gelukkiger zou maken. Het neemt de stress en de kosten weg van het dagelijks reizen naar kantoor. Door online communicatie in plaats van naar kantoor te gaan, verbetert hun gezondheid en werkplezier.

Het verbetert de zakelijke communicatie

De toon van de stem, oogcontact, gezichtsuitdrukking en lichaamstaal zijn essentiële aspecten van communicatie. Meestal is er meer nodig dan woorden alleen om anderen de boodschap die u doorgeeft goed te laten begrijpen. Het is gemakkelijker voor uw publiek om te begrijpen wat u zegt als u het ondersteunt met gebaren. In tegenstelling tot communicatie via e-mail kunnen klanten bij twijfel tijdens een videogesprek direct vragen stellen. U kunt ook schermen delen, chatten en vergaderingen opnemen met behulp van oplossingen voor videoconferenties.

Betere samenwerking

Videoconferencing is een geweldige oplossing om gemakkelijk samen te werken met mensen uit verschillende delen van de wereld. Via videogesprekken kunt u taken toewijzen en ervoor zorgen dat uw medewerkers begrijpen hoe ze die moeten uitvoeren. Klanten hoeven ook niet naar uw kantoor te komen om afspraken te maken over het volgende uit te voeren project. De beperking van het samenwerken met mensen op grote afstand wordt door het gebruik van deze technologie weggenomen.

Het leidt tot meer efficiëntie

Werknemers kunnen meer werk gedaan krijgen in minder tijd wanneer de communicatie via videogesprekken verloopt. Je hoeft ze niet allemaal op één plek te verzamelen voordat je een zakelijke vergadering begint. Als u iets heel dringends met uw teamleden moet bespreken, zet dan een videoconferentie gesprek op voor een snelle en gemakkelijke verspreiding van informatie.

Hoe audio omzetten naar tekst geld kan besparen voor bedrijven

Als ondernemer op zoek naar manieren om de kosten van het runnen van uw bedrijf te minimaliseren, zijn videoconferentie platformen een geweldige oplossing. Het zorgt ervoor dat uw bedrijf soepel kan draaien zonder extra kosten. U kunt uw personeelsbestand snel uitbreiden zonder dat ze zich op dezelfde locatie bevinden. U kunt ook uw uitgaven voor kantoorinfrastructuur verlagen wanneer de meeste van uw werknemers vanuit huis werken.

Videoconferenties besparen uw bedrijf meer geld omdat u nog steeds face-to-face gesprekken met uw werknemers online kunt houden. Ook wegen de kosten voor het installeren van camera’s en monitoren in vergaderruimten niet op tegen de kosten van uw werknemers op kantoor.

Videoconferenties kunnen u op verschillende manieren geld besparen. Laten we eens kijken naar enkele manieren waarop u met deze technologie extra kosten kunt elimineren.

• Het vermindert transportkosten zoals vluchten, autohuur en hotelreserveringen.
• Het bespaart operationele kosten zoals kantoorbenodigdheden, materialen en nutsvoorzieningen.
• U hoeft niet te betalen voor extra kantoorruimte wanneer de meeste teams op afstand werken.
• Minder extra uitgaven voor kantooronderhoud
• Directe toegang tot snelle besluitvorming leidt tot een hogere productiviteit en meer winst.
• Het vermindert welzijnskosten voor werknemers, zoals ontbijt of lunch.

Welke technologieën worden gebruikt bij videoconferenties?

Het gebruik van video’s voor communicatie is essentieel geworden voor de meeste ondernemers. Er worden bepaalde technologieën gebruikt om een video conferentiegesprek mogelijk te maken, en we hebben ze hieronder opgesomd.

Smart camera’s: U hebt hoogwaardige videocamera’s met AI-mogelijkheden nodig om van de beste videoconferenties te kunnen genieten. Deze camera’s kunnen automatisch in- of uitzoomen om duidelijke beelden te geven van een actieve spreker tijdens de vergadering. Dergelijke slimme camera’s met aangepaste functionaliteiten kunnen ook achtergronden vervagen en u het exacte aantal aanwezigen in de vergadering vertellen.

Software voor videoconferenties: Dit is software waarmee gebruikers videogesprekken met anderen kunnen voeren. Soms biedt het ook andere functies, zoals het delen van bestanden tijdens vergaderingen. Met tal van software verkopers op de markt, moet u op zoek gaan naar een betrouwbare voor uw bedrijf. Daarna installeert u de software op uw mobiele apparaat of computer.

Een video weergaveapparaat: Deze omvatten een desktop monitor, laptop, mobiele telefoon of televisiescherm. U kunt ook een projector gebruiken om videobeelden uit te zenden tijdens een presentatie. Afhankelijk van de gewenste output kunt u grotere of kleine schermen gebruiken tijdens de videogesprekken.

Een netwerkverbinding: Je hebt een sterke en betrouwbare netwerkverbinding nodig voor de gegevensoverdracht tussen jou en de andere gebruikers. Afhankelijk van welke sneller is, kunt u een bekabelde/draadloze netwerkverbinding gebruiken. Zonder een goede netwerkverbinding kunt u problemen hebben met duidelijk horen, of last hebben van hangplekken tijdens de online vergadering.

Andere randapparatuur: U kunt andere componenten toevoegen, zoals een microfoon, luidspreker, headset, enz. Sommige van deze componenten kunnen echter ingebouwd zijn in uw apparaat. Deze extra randapparatuur zal helpen om het video communicatieproces naadloos te laten verlopen.

Een online transcriberen software: Wij raden u online transcriberen software aan om te integreren in uw conferencing video software. Audex, een geavanceerde transcriptiesoftware, kan uw audio- en videobestanden omzetten in tekst. Dit is erg handig wanneer u belangrijke informatie in tekst opslaat voor medewerkers die niet aan de conferentie kunnen deelnemen.

Hoe u audio omzetten naar tekst kunt toepassen op uw videoconferentie processen

U heeft betrouwbare software nodig om uw videoconferentie te transcriberen, of vergadering om te zetten van audio naar tekst. Audext heeft dit proces super eenvoudig en betaalbaar gemaakt. U kunt elke video- of audiobestand in elk formaat met een paar klikken omzetten naar tekst. Gebruik de onderstaande stappen om uw video- of audiobestanden professioneel om te zetten naar tekst.

• Kies het bestand dat u wilt converteren en upload het naar Audext. U kunt ook de drag-and-drop-functie gebruiken voor een eenvoudig uploadproces.
• Vervolgens voert u de namen van de sprekers in en kiest u de taal waarin u de video wilt omzetten.
• U kunt vervolgens op de startknop drukken en het audio naar tekst proces zijn tijd laten nemen.
• Eenmaal klaar, kunt u uw bestand downloaden in .txt of .docs formaat, afhankelijk van uw voorkeur. Met Audext kunt u uw spraak naar tekst ook bewerken in de software.

Verbeter uw communicatie vandaag nog met een tool voor audio omzetten naar tekst

Voor betere bedrijfscommunicatie moet u videoconferenties omarmen. De overgang van traditionele bedrijfscommunicatie naar moderne videoconferentie oplossingen gaat snel, en het is ideaal dat u daar ook vroeg bij bent. Het is een geweldige manier om kosten te besparen, beter samen te werken met klanten en de productiviteit van werknemers te verbeteren.

Het verbeteren van uw communicatie met een videoconferentie-tool zal meer klanten aantrekken en helpen om de oude te behouden. U zult op de lange termijn ontdekken dat investeren in deze technologie de tijd en moeite waard is, want er zijn veel communicatie voordelen waarvan u zult genieten. Vergeet niet dat betere communicatie zal leiden tot meer productiviteit.